Переход на электронный документооборот помогает сократить время на обмен документами, уменьшить количество бумажной работы и быстрее подписывать договоры с партнерами. Однако для стабильной работы недостаточно просто подключить сервис ЭДО. Перед началом сотрудничества с контрагентами стоит сверить реквизиты компании и открыть расчетный счет онлайн, чтобы платежи контрагентам и обмен закрывающими документами проходили в едином рабочем контуре. Чем раньше предприниматель настроит рабочие процессы, тем меньше организационных вопросов возникнет после подписания первого договора.

Проверьте реквизиты компании

Любая ошибка в реквизитах может привести к задержкам при оформлении документов или проведении платежей. Перед подключением ЭДО полезно убедиться, что вся информация актуальна. Обратите внимание на:

• • ИНН и КПП;
• • юридический адрес;
• • банковские реквизиты;
• • контактные данные;
• • сведения о руководителе.

Если компания недавно меняла банк или юридический адрес, информацию необходимо обновить во всех используемых сервисах.

Подготовьте расчетный счет

Электронный документооборот тесно связан с финансовыми операциями. После подписания документов контрагенты переходят к оплате счетов, поэтому банковская инфраструктура должна быть готова заранее. Такой подход позволяет избежать лишних задержек уже на первых этапах сотрудничества.

Настройте электронную подпись

Для юридически значимого обмена документами потребуется квалифицированная электронная подпись. Она используется при подписании:

• • договоров;
• • счетов;
• • актов выполненных работ;
• • универсальных передаточных документов;
• • дополнительных соглашений.

Важно заранее проверить срок действия сертификата и убедиться, что подпись корректно работает с выбранным оператором ЭДО.

Определите ответственных сотрудников

Даже в небольшой компании желательно заранее распределить обязанности. Обычно назначаются сотрудники, которые отвечают за:

• • прием входящих документов;
• • подписание;
• • контроль сроков;
• • архивирование;
• в• заимодействие с контрагентами.

Четкое распределение ролей помогает избежать ситуации, когда документ остается без обработки несколько дней.

Продумайте систему хранения

Хотя документы существуют в электронном виде, порядок хранения по-прежнему остается важным вопросом. Полезно заранее определить:

• • структуру папок;
• • правила наименования файлов;
• • сроки хранения;
• • резервное копирование.

Такая организация значительно упрощает поиск нужных документов при проверках или внутреннем аудите.

Проверьте интеграцию с бухгалтерией

Большинство компаний использует бухгалтерские программы для учета операций. Если ЭДО интегрирован с ними, часть работы выполняется автоматически. Перед запуском желательно убедиться, что:

• • документы корректно загружаются;
• • данные передаются без ошибок;
• • статусы синхронизируются;
• • сотрудники понимают порядок работы.

Это позволяет сократить количество ручного ввода информации.

Что лучше подготовить заранее

До подписания первого договора стоит пройти небольшой чек-лист:

• • проверить реквизиты компании;
• • оформить квалифицированную электронную подпись;
• • открыть расчетный счет онлайн, если его еще нет;
• • настроить ЭДО и интеграцию с бухгалтерией;
• • определить ответственных сотрудников.

Такая подготовка занимает немного времени, но значительно упрощает дальнейшую работу.

Если заранее проверить реквизиты, подготовить электронную подпись и открыть расчетный счет онлайн, переход на ЭДО пройдет значительно спокойнее. После этого предприниматель сможет сосредоточиться не на технических вопросах, а на развитии бизнеса и работе с новыми клиентами.

Читайте нас в Telegram, ВКонтакте и Одноклассниках